แก้ไข: เก็บถาวรอัตโนมัติหายไปหรือไม่ทำงานใน MS Outlook
คุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติใน Outlook ช่วยให้ผู้ใช้จัดการพื้นที่ในกล่องจดหมายของตนโดยการย้ายอีเมลจากโฟลเดอร์ปัจจุบันไปยังตำแหน่งที่เก็บถาวรโดยอัตโนมัติ รายการที่เก็บถาวรจะถูกเก็บไว้ในไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) ในบางกรณี ผู้ใช้สังเกตเห็นว่าการเก็บถาวรอัตโนมัติหายไปหรือทำงานไม่ถูกต้อง แม้ว่าการตั้งค่าทั้งหมดจะถูกต้อง
ในบทความนี้ เราได้ระบุกลยุทธ์ในการแก้ปัญหาและทำให้การเก็บถาวรอัตโนมัติทำงานอีกครั้ง
สารบัญ
- วิธีที่ 1 – เปลี่ยนการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ
- วิธีที่ 2 – แก้ไขค่ารีจิสทรี ArchiveIgnoreLastModifiedTime
- วิธีที่ 3 – แยกออกจากการเก็บถาวรอัตโนมัติ
- วิธีที่ 4 – ไม่มีคำสั่งเก็บถาวรในสภาพแวดล้อมขององค์กร
- วิธีที่ 5 – ตรวจสอบไฟล์ archive.pst . ที่เสียหายหรือเต็ม
- วิธีที่ 6 – ลบอีเมลจากกล่องจดหมายแบบเต็ม
วิธีที่ 1 – เปลี่ยนการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ
ผู้ใช้แนะนำว่าการเปลี่ยนการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติช่วยแก้ปัญหานี้ได้ สามารถตั้งค่าได้หลายระดับ: ค่าเริ่มต้น ต่อโฟลเดอร์ และการตั้งค่าด้วยตนเอง
ระดับ 1 – การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติเริ่มต้น
1. ไปที่ ไฟล์ เมนู.
2. ตอนนี้เลือก ตัวเลือก แท็บ
3. ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้เลือก ขั้นสูง แท็บ
4. ค้นหา เก็บถาวรอัตโนมัติ ในบานหน้าต่างด้านขวาและคลิกที่ การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ… ปุ่ม.
5. เพื่อให้แน่ใจว่าการเก็บถาวรอัตโนมัติทำงาน ให้เลือกช่องแรกและกำหนดค่าความถี่ที่คุณต้องการให้ AutoArchive ทำงาน
6. เลือกช่องทำเครื่องหมาย แจ้งก่อนที่ AutoArchive จะทำงาน เพื่อรับการแจ้งเตือนก่อนที่การเก็บถาวรอัตโนมัติจะเกิดขึ้น
7. ตรวจสอบตัวเลือกต่อไปนี้:
- ลบรายการที่หมดอายุ (โฟลเดอร์อีเมลเท่านั้น) หากคุณต้องการลบรายการที่หมดอายุ
- เก็บถาวรหรือลบรายการเก่า มิฉะนั้น เฉพาะรายการที่หมดอายุเท่านั้นที่จะถูกลบ
- แสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์ เพื่อให้ไฟล์ archive.pst ปรากฏในรายการโฟลเดอร์ซึ่งช่วยในการค้นหารายการที่เก็บถาวรได้อย่างง่ายดาย
- คุณสามารถ กำหนดอายุของรายการ ที่คุณต้องการเก็บถาวรในด้านของ ทำความสะอาดรายการที่เก่ากว่า x ซึ่งอิงตามวันที่แก้ไขล่าสุดโดยค่าเริ่มต้น
8. คุณมีตัวเลือกที่จะตัดสินใจว่าจะ ย้ายของเก่าลงไฟล์เก็บถาวร หรือ ลบออกอย่างถาวร .
9. เมื่อคุณเลือกตัวเลือกนี้แล้ว คุณสามารถนำไปใช้และคลิกที่ ตกลง เพื่อบันทึกการตั้งค่า
ระดับ 2 – การตั้งค่าเก็บถาวรอัตโนมัติต่อโฟลเดอร์
หากการเก็บถาวรอัตโนมัติไม่ทำงานในโฟลเดอร์เฉพาะในกล่องจดหมายของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:
1. คลิกขวา ในโฟลเดอร์แล้วเลือก คุณสมบัติ .
2. คลิกที่ เก็บถาวรอัตโนมัติ แท็บ
3. ตามความต้องการของคุณ เลือกสิ่งต่อไปนี้:
- หากคุณต้องการให้โฟลเดอร์นี้เป็นข้อยกเว้นของการเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้เลือก ห้ามเก็บถาวรรายการในนี้ .
- หากคุณต้องการเก็บถาวรรายการในโฟลเดอร์นี้โดยใช้การตั้งค่าเริ่มต้นตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ให้เลือก เก็บถาวรรายการในโฟลเดอร์นี้โดยใช้การตั้งค่าเริ่มต้น
- หากคุณต้องการตั้งค่าตัวเลือกการเก็บถาวรอัตโนมัติแบบต่างๆ สำหรับโฟลเดอร์นี้ ให้เลือก เก็บถาวรโฟลเดอร์นี้โดยใช้การตั้งค่าเหล่านี้ . คุณสามารถเปลี่ยนอายุของรายการที่จะลบและสร้างไฟล์แยกต่างหากสำหรับเก็บถาวร
4. คลิกที่ ตกลง เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว
บันทึก: การตั้งค่าเหล่านี้ใช้เฉพาะกับโฟลเดอร์และไม่ได้ใช้กับโฟลเดอร์ย่อย
ระดับ 3 – การตั้งค่าการเก็บถาวรด้วยตนเอง
คุณยังสามารถเริ่มกระบวนการเก็บถาวรด้วยตนเองได้หากวิธีข้างต้นใช้ไม่ได้ผล
1. ไปที่ ไฟล์ แล้วเลือก เครื่องมือ .
2 ในเครื่องมือ เลือก ล้างของเก่า . มันเริ่มกระบวนการเก็บถาวรและความคืบหน้าจะแสดงในแถบสถานะ
วิธีที่ 2 – แก้ไขค่ารีจิสทรี ArchiveIgnoreLastModifiedTime
กระบวนการเก็บถาวรใน Outlook จะขึ้นอยู่กับวันที่และเวลาที่แก้ไขล่าสุดโดยค่าเริ่มต้น หากคุณตอบกลับ ส่งต่อ ย้าย แก้ไข บันทึก หรือนำเข้ารายการ วันที่แก้ไขจะเปลี่ยนไป ซึ่งอาจทำให้การเก็บถาวรอัตโนมัติไม่เก็บรายการนั้น
ผู้ใช้พบว่าการเก็บถาวรอัตโนมัติทำงานโดยการตั้งค่ารีจิสทรีสำหรับ ArchiveIgnoreLastModifiedTime ซึ่งทำให้รายการเก็บถาวรของ Outlook ตามวันที่ได้รับ ก่อนเปลี่ยนค่ารีจิสทรี ให้สำรองข้อมูลไว้ในกรณีที่มีข้อผิดพลาด
1. กด ปุ่ม Windows + R เริ่ม วิ่ง . พิมพ์ regedit เพื่อเปิด ตัวแก้ไขรีจิสทรี .
2. ไปที่ตำแหน่งด้านล่างหรือคัดลอกและวางลงในแถบนำทาง
|_+_|3. เมื่อคุณไปถึงคีย์ย่อยของรีจิสทรีด้านบนแล้ว ให้คลิกที่ แก้ไข เมนู.
4. ในเมนูแก้ไข เลือก ใหม่ และคลิกที่ ค่า DWORD (32 บิต) เพื่อสร้างรายการใหม่ในรีจิสทรี
5. ตั้งชื่อรายการใหม่เป็น เอกสารเก่าIgnoreLastModifiedTime แล้วกด เข้า .
6. คลิกขวาที่รายการที่สร้างใหม่ จากนั้นเลือก แก้ไข .
7. ตั้งค่าเป็น 1 ใน ข้อมูลค่า กล่องและคลิกที่ ตกลง .
8. ปิด Registry Editor และรีสตาร์ท Outlook เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงรีจิสทรีมีผล
ตอนนี้ ให้ตรวจสอบว่า Outlook เก็บถาวรรายการอย่างถูกต้องหรือไม่ โดยพยายามเก็บถาวรด้วยตนเอง และดูว่ารายการถูกเก็บถาวรตามวันที่ได้รับหรือไม่
วิธีที่ 3 – แยกออกจากการเก็บถาวรอัตโนมัติ
หากคุณสังเกตเห็นว่าไม่มีการเก็บถาวรรายการใดรายการหนึ่ง แสดงว่าคุณสมบัติสำหรับรายการนั้นถูกตั้งค่าให้แยกรายการออกจากการเก็บถาวรอัตโนมัติ
1. ดับเบิลคลิกเพื่อเปิดรายการที่ถูกแยกออกจากกระบวนการเก็บถาวร
2. คลิกที่ ไฟล์ เมนูแล้วเลือก คุณสมบัติ .
3. ใน คุณสมบัติ หน้าต่าง ยกเลิกการเลือกตัวเลือก อย่าเก็บถาวรรายการนี้โดยอัตโนมัติ .
4. คุณสามารถปรับแต่ง .ของคุณ ดู เพื่อดูภาพรวมของรายการที่มีการกำหนดค่าตัวเลือกนี้ คุณต้องอนุญาตให้ การแก้ไขในเซลล์ ฟังก์ชันดังต่อไปนี้:
- เลือก ดู และคลิกที่ ดูการตั้งค่า .
- คลิกที่นี่ การตั้งค่าอื่นๆ ปุ่ม.
- ตอนนี้ตรวจสอบตัวเลือก อนุญาตให้แก้ไขในเซลล์ .
- ตอนนี้คุณสามารถคลิกที่กล่องกาเครื่องหมายรายการใดรายการหนึ่งภายใต้ ห้ามเก็บถาวรอัตโนมัติ โดยตรงจากมุมมองเพื่อเปิด/ปิดการเก็บถาวรสำหรับรายการนั้น
บันทึก: คุณอาจไม่เห็นช่องทำเครื่องหมายสำหรับรายการของคุณ เว้นแต่คุณจะคลิกที่ช่องนั้นเอง ไม่มีช่องทำเครื่องหมายหรือช่องทำเครื่องหมายที่ไม่ได้เลือก ทั้งสองช่องหมายความว่ารายการนั้นจะถูกเก็บถาวรตามการตั้งค่าการเก็บถาวรของคุณ
วิธีที่ 4 – ไม่มีคำสั่งเก็บถาวรในสภาพแวดล้อมขององค์กร
การเก็บถาวรอัตโนมัติถูกปิดใช้งานโดยนโยบายกลุ่ม
ในกรณีที่คุณทำงานในสภาพแวดล้อมขององค์กรและไม่พบการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติและการเก็บถาวรตามที่กล่าวไว้ในวิธีที่ 1 ด้านบน แสดงว่าผู้ดูแลระบบอาจปิดใช้งานการตั้งค่าเป็นนโยบายกลุ่ม ซึ่งจะช่วยป้องกันข้อมูลเมลบ็อกซ์ไม่ให้กระจายไปทั่วคอมพิวเตอร์หลายเครื่องในเครือข่ายในไฟล์ pst
ในกรณีนี้ คุณต้องถามผู้ดูแลระบบอีเมลว่าควรเก็บข้อมูลของคุณไว้ที่ใดและควรเก็บรายการไว้นานเท่าใด นอกจากนี้ ผู้ดูแลระบบของคุณสามารถตั้งค่านโยบายกลุ่มเพื่อปิดใช้งานการเก็บถาวรอัตโนมัติและป้องกันการสร้างไฟล์ pst
แลกเปลี่ยนกับเอกสารออนไลน์
อีกสาเหตุหนึ่งของการตั้งค่าที่ขาดหายไปคือเมื่อคุณมีบัญชี Exchange มีการเปิดใช้งานการเก็บถาวรแบบออนไลน์สำหรับคุณบนเซิร์ฟเวอร์ Exchange ในกรณีดังกล่าว Outlook จะปิดใช้งานตัวเลือกการเก็บถาวรฝั่งไคลเอ็นต์โดยอัตโนมัติ และการเก็บถาวรจะเกิดขึ้นตามนโยบายขององค์กรที่ตั้งค่าไว้บนเซิร์ฟเวอร์ Exchange
ข้อดีคือคุณสามารถเข้าถึงไฟล์เก็บถาวรของคุณบนคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่ใช้ Outlook หรือแม้แต่ผ่านเบราว์เซอร์เมื่อเข้าถึงกล่องจดหมายของคุณผ่าน Outlook บนเว็บ เนื่องจากบัญชีของคุณถูกเปิดใช้งาน คุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติและการเก็บถาวรด้วยตนเองจะไม่สามารถใช้ได้สำหรับคุณใน Outlook อีกต่อไป
วิธีที่ 5 – ตรวจสอบไฟล์ archive.pst . ที่เสียหายหรือเต็ม
เมื่อไฟล์ archive.pst กลายเป็น เสียหาย , Outlook จะไม่สามารถเก็บถาวรไปยังไฟล์นั้นได้ ในกรณีนั้น คุณต้อง ปิด Outlook และใช้ เครื่องมือซ่อมแซมกล่องขาเข้า (scanpst.exe) เพื่อสแกนหาข้อผิดพลาดและสร้างไฟล์เก็บถาวรใหม่ คลิกที่นี่ เพื่อค้นหาตำแหน่งของ scanpst.exe และขั้นตอนในการสแกนใน Fix 5 ของบทความ
เมื่อไฟล์ archive.pst กลายเป็น เต็ม จะไม่อนุญาตให้ Outlook เก็บรายการเพิ่มเติมในนั้น เมื่อถึงขีดจำกัดคำเตือน คุณจะไม่สามารถย้ายรายการไปยังที่เก็บถาวรด้วยตนเองหรือโดยใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ เมื่อ ถึงขีดจำกัดแล้ว ขอแนะนำให้ สร้างไฟล์เก็บถาวรใหม่ . ขีดจำกัดขนาดจะขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Outlook ที่ใช้
- ไฟล์ Outlook 97 – 2002 pst (ANSI): ขนาดไฟล์สูงสุดคือ 2GB และจะมีการเตือนเมื่อถึง 1.8 GB
- ไฟล์ Outlook 2003 – 2019 pst (Unicode): ขีดจำกัดเริ่มต้นคือ 20 GB Outlook 2003/2007 และ 50GB ในเวอร์ชันที่ใหม่กว่า 2010, 2013, 2016, 2019 และ Microsoft 365 คำเตือนจะออกเมื่อขีดจำกัดถึง 19GB และ 47.5GB ตามลำดับ
วิธีที่ 6 – ลบอีเมลจากกล่องจดหมายแบบเต็ม
ในกรณีที่เมลบ็อกซ์ของคุณเต็ม คุณจะได้รับข้อความแจ้งว่าเมลบ็อกซ์นั้นเต็มเมื่อคุณพยายามส่งข้อความ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณพยายามเก็บถาวรเมื่อเมลบ็อกซ์เต็ม การเก็บถาวรจะไม่ทำงาน และคุณจะไม่ได้รับข้อผิดพลาดที่ระบุเช่นเดียวกัน
หากต้องการกลับไปทำงาน คุณสามารถ ลบหรือย้ายบางรายการไปยังไฟล์เก็บถาวรของคุณด้วยตนเอง หรือ ติดต่อผู้ดูแลระบบอีเมลของคุณเพื่อเพิ่มขนาดกล่องจดหมายของคุณชั่วคราว .
ในการล้างข้อมูลเมลบ็อกซ์ของคุณ คุณสามารถดำเนินการตามกระบวนการล้างข้อมูลในลำดับของโฟลเดอร์ต่อไปนี้: รายการที่ถูกลบ อีเมลขยะ กล่องจดหมาย รายการที่ส่ง และโฟลเดอร์เมลอื่นๆ รายการบันทึก ปฏิทิน ผู้ติดต่อ และบันทึกย่อ
หากการแก้ไขข้างต้นไม่ได้ผลสำหรับคุณ เราขอแนะนำให้คุณดำเนินการ a การซ่อมแซมชุด Office ของคุณ หรือ ติดตั้ง Office ใหม่ และตรวจสอบว่าช่วยแก้ปัญหาได้หรือไม่
ขอบคุณที่อ่านบทความนี้
เราหวังว่าคุณจะสามารถแก้ไขข้อผิดพลาด AutoArchive ไม่ทำงาน